教授へメールする時間や件名はどうすればいい？その他注意すべきこと一覧

 

こんにちは

大学生になると授業のことや課題のこと、そしてゼミの関係から教授にメールを送る機会があります。

ですが今までビジネスメールに触れたことのある大学生は多くないでしょうし、LINEが一般化したことによりますますメールを使わない学生が増えてきています。

ですがメールのマナーをきちっと押さえておくと、教授からいい印象をもたれたり、社会人になっての苦労が減ったりといいことだらけ。

なのでこの記事では大学の教授にメールをする際に抑えておくべき注意点をシェアしていこうと思います。

教授にメールを送っていい時間は何時まで？

1.1 緊急でなければ21時までにはメールを済ませよう

社会人のメールマナーとして深夜にメールを送ることはよくないとされています。

深夜とは22時以降のこと。

「メールは好きな時に見れて、返事ができるから別にいいじゃん」

て思う方もいるかもしれません。

実際にメールは24時間送ってOKという考え方は浸透してきてます。

ですが教授の中には古い考え方や慣習の持ち主もいますし、教授から良い印象をもたれるに越したことはありませんので深夜のメールは極力控えるようにした方が無難です。

緊急でメールを送る場合は、「夜分のご連絡失礼します」と一言付け加えるようにしましょう。

1.2 土日にメールを送るのは避けた方がよい

メールを送る際に意識してほしいことがあります。

それはメールを送る＝返信を求める＝相手の時間をもらうということ

そして教授は仕事として学生と接しています。

なので教授からすると土日は勤務時間外。

教授の中には土日にメールが来ることを快く思わない人もいます。

また教授のなかには携帯ではなく大学のパソコンでしか、大学関連のメールを見ない人もいます。

なので緊急のメールを送っても土日に帰ってこない可能性もあるので、急ぎの場合でも土日や金曜の遅い時間にメールを送らず、早い時間に送るようにしましょう。

教授にメールするときは件名を必ず入れること

友人など自分のプライベートでメールをするときに件名を書く人ってほとんどいないと思います。

ですが社会人のビジネスメールや大学で教授にメールを送るときはきちっと件名は入れておきましょう。

凝った件名を付ける必要はありません。

一目みてどういう内容のものが書かれているかがなんとなく伝われば問題なしです。

「卒論についてのご相談」

「次回のゼミについてのご相談」

などで構いません。

というのも大学の教授は様々な相手とメールのやり取りをするため、件名が付いていないメールは迷惑メールと勘違いされ、開かれないこともあるのです。

件名があることで何となくでも内容が把握できるため、読む必要のあるメールだという認識を与えることができます。

署名は必ずつけること

みなさんはメールの本文を書いた後、署名を付けていますか。

署名とは以下のようなもの。

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高校生までは署名を入れる機会なんてあまりありませんから仕方ないことだとおもいますが、署名を入れてないだけで教授から「常識がない」と思われてしまいます。

社会人のビジネスマナーとしても当たり前のことなので、きちんと署名は入れるようにしましょう。

メールアドレスは大学から配布されているものを使おう

基本的には大学生一人一人に学校からメールアドレスが支給されていると思います。

教授に送るメールアドレスはそのアドレスを使用しましょう。

支給されてない場合はgmailアドレスを取得して、そのアドレスを使用するようにしましょう。

auやdocomoなどの携帯キャリアでメールをやりとりする癖はいまのうちに直しておいた方がよいです。

 ダラダラ長い文章はやめて、伝えたいことを簡潔に。

先ほども述べましたが、メールを送るというのは相手の時間をもらってるということ。

ましてや教授は色んな人とメールのやり取りをしています。

なのでメールを開くと長い文章が改行もされずに書かれていると、メールを読む気が失せてしまいます。

なので教授に聞きたいことが沢山あっても、全部をメールに書くのではなく、ほんとに聞きたいことのみに絞ってメールを書くようにしましょう。

基本的に返事は返ってきますので、一通目にあまり詰め込みすぎず、会話をするようにメールの返信を重ねながら、自分の聞きたいことを述べるようにしましょう。

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