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大学生活

教授のメールの返信の仕方がわからない!この記事を読めば全て解決します

この記事は

・教授からのメールの返信の仕方がわからない大学生

・教授とのいい関係を築きたい人

・社会人としてのメールのマナーを覚えたい人

には参考になると思います。

 

こんにちは

大学生になると、高校生のころに比べて先生(教授)との距離感が近くなります。

ゼミの出席関係や卒論の相談、課題遅れなどのことに対して教授にメールを送る機会もあるかと思います。

緊張しながらメールを送ったはいいものの、教授からの返信に対してどう対応していいか迷いませんか?

友達同士でなら気にならないような細かいことが、教授相手だと気になってくるものです。

あるいは教授からの返信が来ないということもあるでしょう。

この記事では大学生に向けて、教授からのメールの返信に関連した押さえておくべき事柄をまとめましたのでぜひ一読してみてください。



教授へのメール返信の返信はどうすればいい?

1.1 件名の「Re:」はそのままでよい

教授からのメールの件名に対して、「Re:」を付けてそのまま返すのは失礼かな?と思う人もいるようです。

結論からいえば、これは「OK」です。

何の用件に対する返信なのかがわかりやすいので、むしろ「Re:」で返す方が望ましいといえます。

ただメールのやり取りを繰り返していると

「Re:Re:Re:Re:」

のようにReが続いてしまう場合がありますよね。

Reが三つ以上続くようであれば、件名が読みにくくなるためReを削除するのがいいと思います。

またメールのやり取りが増える場合、メールの内容が変わっていくこともあるかと思いますが、その場合は件名を新しく付け直すといいと思います。

こうすることでメールが見やすくなるだけでなく、後日メールを探しやすくなる効果もあります。

1.2 返信は一日以上開けない

教授によっては自分のメールの返信に対して返事がないのは失礼だと感じる方もいます。

今はLineが主流なこともあり、頻繁にメールをチェックしない大学生も多くなりました。

僕もそうなのですが教授からの返信に気付かなかったなんてことがよくあります。

ですが社会人になれば、メールでのやり取りが多くなります。

教授にメールを送ったのであれば、返信がきていないかきちんとチェックしましょう。

もし返信が遅れた場合は、メールの冒頭に一言謝罪文を添えましょう。

謝罪文は「すみません」ではなく「申し訳ありません」や「失礼しました」とする方がよいかと思います。

1.3 署名は返信のたびに入れる

下記のようなものを署名といい、メール文の最後に入れるのが基本です。

——————————————————

大学名:○○大学
学部:○○学部○○科〇年
氏名:〇〇 〇〇
住所:〒XXX-XXXX 東京都新宿区○○X-X-X
MAIL:xxxx.xxxx@gmail.co.jp
TEL:080-xxxx-xxxx

署名は社会人では当然のマナーですが、大学生の中には署名を意識せずにメールを送る人も多いかと思いますが、きちんと署名は記入しましょう。

また教授からの返信に対して返信する場合に署名するのは面倒だと感じる人もいると思いますが、返信のたびに署名はつけておいていたほうが無難です。

友人は署名を付けずに返信をしていたため、教授からの返信文の最後に

「きちんと署名はつけておいた方がいいかと思います」

という指摘文がはいってましたので皆さんも気を付けましょう。

1.4 文始めに相手の名前を入れることも忘れずに

文の最初に

○○先生

と相手の名前を書くことも毎回忘れないようにしましょう。

返信の度に書くのはめんどくさいかもしれませんが、きちんと書きましょう。

○○先生

ご返信ありがとうございます

 

本文

 

——————————————————

大学名:○○大学
学部:○○学部○○科〇年
氏名:〇〇 〇〇
住所:〒XXX-XXXX 東京都新宿区○○X-X-X
MAIL:xxxx.xxxx@gmail.co.jp
TEL:080-xxxx-xxxx

といった具合でしょうか。

本文はやり取りの内容に合わせて簡潔に書きましょう。

教授からのメール返信の締めはどうすればいい?

教授とのメールのやり取りを終わらせるタイミングって難しいですよね。

あまりダラダラ返信していても失礼な感じがして億劫になります。

教授とのメールの締め方で一番やってはいけないのは、自分の質問やお願いのメールに対しての回答が返ってきてそのままにしとくというもの。

いくら自分のなかでほしい回答をもらえたからといって、勝手にメールを終わらせるのは失礼に当たります。

ですが変にかしこまる必要はありませんし、簡潔な文章で構いません。

文の最後に

・貴重な時間を割いていただきありがとうございました。今後ともご指導よろしくお願いします。

といった文を書けば問題ありません。

このような締めの文が入っていれば、教授もメールを返信してくることはないでしょう。

まれに教授から

・頑張ってください

・お役にたててよかったです

などの文面が入っていますが、この場合は

ありがとうございます。失礼いたします。

という感じで締めていいと思います。

この場合でも文の最初に先生の名前、文の最後に署名を忘れずに

教授から返信が来ない場合はどうすればいい?

教授は多忙な人が多いため、メールの返信がなくとも3~4日は待つようにしましょう。

それまで待ってみても来ない場合は

・ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご返信いただきますようお願い申し上げます。

・勝手を申し上げて誠に恐縮ですが、本日中にお返事頂きますようお願い申し上げます。

といった具合に丁寧な催促を心がけましょう。

緊急を要することもあるかと思いますので、教授に質問がある場合は余裕をもってメールをしましょう。

教授とのメールのやり取りは慣れないうちは大変かもしれませんし、「なんでここまで気を使わなきゃいけないの」と思うかもしれません。

僕もあまりこういった慣習は好きではないのですが、教授といい関係が気付ければ得られるものが多いです。

こういうマナーは意味がないからと逃げていても自分が損をするだけ。

自分のためにも一般的なメールマナーを身に着けるように意識しましょう。

 

この記事が皆さんの参考になれば嬉しく思います。