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大学生活

教授への欠席メールの送り方が全てわかる。大学生は必読!(例文あり)

この記事は

・授業やゼミを休むことを不安に感じている大学生

・大学に入学したばかりの人

・基本的なメールマナーを身に着けたい人

には参考になると思います。

 

こんにちは。

高校生の頃と異なり、大学の授業って出欠確認が曖昧で休む時に

「教授に報告したほうがいいの?」

と気にしている学生さんは多いはず。

高校生まではきちんとしたメールを送る機会も少ないし、どうしたらいいかわからなくなるのも無理はありません。

急な体調不良や就活、冠婚葬祭などがあると授業は休むしかありません。

そこでこの記事では授業やゼミを欠席する際に教授にメールでどう伝えればいいのかをシェアしていこうと思います。

皆が気になるであろう

「授業を勝手に休んで教授に怒られない?」

「休みたいけど単位を落としそうで不安」

といったこともあわせて書いていきますので、ぜひ参考にしてみてください。

教授に欠席のメールを送るのは必須?

いきなりであれですが、基本的に大学の授業では欠席の度に教授に報告する必要はありません。

大学は高校と異なり基本的に学生は放置型です。

休んでも怒られることもありませんが、休みすぎると単位が落とされたり授業についていけなくなったりと自分の首を絞めることに。

責任を伴った自由があります。

では全ての授業が欠席連絡不要かといわれるとそうではありません。

ではどういう授業が欠席連絡をする必要があるのか

授業によっては欠席メールが事前もしくは事後に必要

授業によっては欠席連絡が必要なのでこれから述べるような授業では、休む時は連絡を送るようにしましょう。

可能であれば授業が始まる前に連絡を入れることが望ましいですが、無理な場合には授業後でも必ず欠席連絡をしましょう。

欠席連絡は早ければ早いほどいいので、授業に出れないことが判明したらすぐに連絡するのがベストです。

どの授業が欠席連絡が必要かなどは大学では教えてくれませんが、基本的には

・欠席すると目立つような授業

・課題の多い授業

・休むと教授の負担が増えるような授業

は欠席連絡を送るようにしましょう。

2.1 ゼミは欠席連絡をしよう

大学の授業が欠席報告をする必要がない理由としては、教授が18歳以上の人間相手に細かくそんなことを指導する必要がないと考えているということが挙げられますが、教授一人に対しての生徒数が多いため細かいところまで指導ができないということもっ理由の一つです。

基本的に授業担当教授は受講する生徒の名前を全員覚えてなどはいませんが、少人数で行われるゼミだと話は別です。

無断欠席を繰り返す学生はとても目立ちますし、印象もよくありません。

ゼミは教授と学生の距離が近いので、悪い印象をもたれると単位に影響してくることも。

ゼミを欠席する際は連絡を必ずするようにしましょう。

2.2 自分の発表がある授業

定期的に発表の場がある授業ってありますよね。

次の授業の発表者が誰なのかはは前回の授業で知らされる場合が多いと思います。

次の授業が自分の発表である場合は欠席連絡をする必要があります。

連絡をいれないと、授業の進行が狂うため教授に迷惑がかかります。

また無断欠席をすると発表する意思がないとみなされて、発表の機会を代わりに設けてもらえなくなってしまう恐れも。

こうなると単位取得が危うくなります。

また次の授業が自分の発表の番でなくとも、さらにその次が自分の発表の時かもしれません。

一緒に受講している友達から自分の発表の番を教えてもらえるなら問題はないですが、そうではない場合には教授に欠席連絡を入れておいた方が自分の発表の番を確認できるため、安心して次の授業に臨めるでしょう。

2.3 課題の提出がある場合

課題の提出がある場合は欠席連絡をしましょう。

連絡をしないと課題未提出者として扱われてしまいます。

きちんと欠席の連絡をして、課題の提出をどうすればいいのかを確認するようにしましょう。

きちんと欠席の理由を伝えれば、教授は課題を改めて提出できる機会を設けてくれます。

教授への欠席メールの書き方

3.1 きちんと件名は書こう

ここからは具体的なメールの書き方について述べていきます。

大学生はいままで目上の人にメールをする機会が少なかったのでしょうがないことではありますが、件名を書かない人がとても多いです。

大学教授は多くの人とメールのやり取りをしているため、どのメールを読むかというのは件名で判断しています。

件名はきちんと書くようにしましょう。

教授へメールでの件名や署名の仕方を教えます。合わせて注意すべき項目も この記事は ・教授にメールを送る予定の大学生 ・教授といい関係を築きたい大学生 ・メールマナーを身に着けたい人...

3.2 宛名と自己紹介も忘れずに

件名と同じく宛名を書かない学生さんも多いですが、メールマナーとして宛名はきちんと書きましょう。

宛名とは本文の前に○○ ○○様と相手の名前を入れること。

相手が教授の場合は○○ ○○教授としておきましょう。

また先ほども述べた通り、大学は教授一人に対しての生徒の数が多いため、教授は一人一人の名前や顔を覚えていませんので、メールをするときには自分の学年・学籍番号・名前は名乗るようにしましょう。

3.3 結論から書く!余計な文は入れない

欠席ってあんまりいいイメージがないせいか、本文の書き始めを欠席理由や言い訳を長々と書き始める人が多いですが、これはNG。

あんまり印象はよくありません。

多忙な中自分のメールの時間を読んでもらっているのですから、教授がメールを一目見てすぐに欠席連絡だとわかる内容にするのが望ましいです。

例えで言うと自己紹介を述べたらすぐに

「本日の三限目の○○を履修していますが、今日は熱があるため欠席させてください。欠席届は次回の授業時に提出させてください」

というように先に欠席したいということ簡潔に伝えることが大事です。

もし補足で伝えたいことがあるのであれば、その後に述べるにしましょう。

やむを得ない欠席の場合は、欠席届によって欠席数をカウントしない場合もありますので、事務に確認してみましょう。

この辺は教授によっても異なりますので、併せてシラバスも確認しておくといいでしょう。

3.4 課題の確認も忘れずに

欠席当日が課題の提出日であれば、代わりの日に課題を提出してもいいのかどうかを確認しましょう。

また次回の授業時に提出の課題が出される可能性もありますので、この点もあわせて聞いておきましょう。

ゼミや授業の欠席理由はどうすればいい?

冠婚葬祭や体調不良の場合は正直に申告しましょう。

就活もやむを得ない理由のため正直に申告してかまいませんが、たまに就活で授業を休むことを快く思わない教授もいますので、教授の性格で判断しましょう。

寝坊やバイトで授業を休んでしまうことも一度や二度あるとは思いますが、これらはやむを得ない理由とはいえませんので、正直に申告してはダメです。

嘘をつくことに抵抗ある方も多いかもしれませんが、正直に申告して教授から悪い印象をもたれるより全然ましです。

教授といい関係が築ければ、後々得られるもの多いです。

嘘にも限度はありますが、授業を休む理由くらいは噓でも構いません。

真面目過ぎる人は損しがちなので、気楽にいきましょう。

単位を落としそうなときの対処法

授業や欠席をすると単位を落とさないか不安になってきます。

なので欠席メールを送る際に合わせて単位のことも聞いとこうと思っている方は一旦ストップです。

先ほども述べたように欠席メールは余計な文面を入れ込むべきではありません。

また単位の懇願はあまり印象もよくありませんので、正当な理由で欠席したとしても悪い印象をもたれてしまいます。

どうしても不安な場合は、欠席メールを送る際に欠席届を次回の授業で提出したいという趣旨だけを伝え、欠席届を渡す際に直接教授に欠席がカウントされるのかを聞いた方がいいと思います。

それでも単位が危うそうな場合は後日改めて単位のご相談メールを送るようにしてください。

欠席メールと単位相談のメールを分けることが大事です。

例文をご紹介

ここからは体調不良や冠婚葬祭、就活時における欠席メールの例文をみていきます。

ここまででメールを送る際に抑えるべきポイントは全てお伝えしてきましたので、そこさえ守れればどのような文面が正解などはありません。

あくまでも参考なので、例文通りに文面を打つ必要はないということを念頭に置きつつ例文を見ていきましょう。

5.1 体調不良で欠席する場合

件名:体調不良のため、本日2限目の授業の欠席連絡

○○ ○○先生

いつもお世話になっております。

経済学部経済学科 2年生の田中太郎です。

本日2限の○○(授業名)なのですが、

昨晩より具合が悪くなり、現在も熱が下がらないため、欠席をさせて頂きたくご連絡いたしました。

お手数をおかけしてしまい申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

次週の授業時に欠席届を提出させてください。

今回の授業で別途課題やレポートなどがあるようでしたら、お教え頂けますと幸いです。

所属 経済学部経済学科 ○○研究室

氏名 田中太郎

Mail  〇〇@gmail

TEL  〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

5.2 就活により欠席する場合

件名:就職活動のため、本日2限目の授業の欠席連絡

○○ ○○先生

お世話になっております。

経済学部経済学科 2年生の田中太郎です。

今週の木曜日のゼミなのですが、就職活動のため欠席させていただきます。

次回のゼミで提出予定のレポートですが、一旦メールにてデータで提出してもよろしいでしょうか。

原本は次回のゼミまたは先生の都合の良い日時に合わせて提出させてもらえませんか。

お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

所属 経済学部経済学科 ○○研究室

氏名 田中太郎

Mail  〇〇@gmail

TEL  〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇

面接や説明会など具体的に就活内容を述べる必要はありません。

就活と略さずに、就職活動と記載するようにしましょう。

 

この記事が皆さんの役に立てれば嬉しく思います。