この記事は
・教授にメールを送る予定の大学生
・教授といい関係を築きたい大学生
・メールマナーを身に着けたい人
には参考になると思います。
こんにちは
大学生になると授業のことや課題のこと、そしてゼミの関係から教授にメールを送る機会があります。
ですが今までビジネスメールに触れたことのある大学生は多くないでしょうし、LINEが一般化したことによりますますメールを使わない学生が増えてきています。
ですがメールのマナーをきちっと押さえておくと、教授からいい印象をもたれたり、社会人になっての苦労が減ったりといいことだらけ。
なのでこの記事では大学の教授にメールをする際に抑えておくべき注意点をシェアしていこうと思います。
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教授にメールするときは件名を必ず入れること
友人など自分のプライベートでメールをするときに件名を書く人ってほとんどいないと思います。
ですが社会人のビジネスメールや大学で教授にメールを送るときはきちっと件名は入れておきましょう。
凝った件名を付ける必要はありません。
一目みてどういう内容のものが書かれているかがなんとなく伝われば問題なしです。
「卒論についてのご相談」
「次回のゼミについてのご相談」
などで構いません。
というのも大学の教授は様々な相手とメールのやり取りをするため、件名が付いていないメールは迷惑メールと勘違いされ、開かれないこともあるのです。
件名があることで何となくでも内容が把握できるため、読む必要のあるメールだという認識を与えることができます。
教授へのメールには署名は必ずつけること
みなさんはメールの本文を書いた後、署名を付けていますか。
署名とは以下のようなもの。
——————————————————
大学名:○○大学
学部:○○学部○○科〇年
氏名:〇〇 〇〇
住所:〒XXX-XXXX 東京都新宿区○○X-X-X
MAIL:xxxx.xxxx@gmail.co.jp
TEL：080-xxxx-xxxx
高校生までは署名を入れる機会なんてあまりありませんから仕方ないことだとおもいますが、署名を入れてないだけで教授から「常識がない」と思われてしまいます。
社会人のビジネスマナーとしても当たり前のことなので、きちんと署名は入れるようにしましょう。
メールアドレスは大学から配布されているものを使おう
基本的には大学生一人一人に学校からメールアドレスが支給されていると思います。
教授に送るメールアドレスはそのアドレスを使用しましょう。
支給されてない場合はgmailアドレスを取得して、そのアドレスを使用するようにしましょう。
auやdocomoなどの携帯キャリアでメールをやりとりする癖はいまのうちに直しておいた方がよいです。
ダラダラ長い文章はやめて、伝えたいことを簡潔に。
先ほども述べましたが、メールを送るというのは相手の時間をもらってるということ。
ましてや教授は色んな人とメールのやり取りをしています。
なのでメールを開くと長い文章が改行もされずに書かれていると、メールを読む気が失せてしまいます。
なので教授に聞きたいことが沢山あっても、全部をメールに書くのではなく、ほんとに聞きたいことのみに絞ってメールを書くようにしましょう。
基本的に返事は返ってきますので、一通目にあまり詰め込みすぎず、会話をするようにメールの返信を重ねながら、自分の聞きたいことを述べるようにしましょう。
メールの基本は社会人になってからも役に立ちます
最初はメール一件送るのに色んな縛りがあってめんどくさいと感じると思います。
ですが慣れてしまえば、いちいち調べることもなくスムーズにメールを送ることができるようになります。
社会人になると予想以上にメールを送る機会が多くなりますが、学生時代に慣れとけば必ず役に立つ時がきますよ。
この記事が皆さんの役に立てれば嬉しく思います。
